Vertraulichkeitsrichtlinien

Als Anbieter psychosozialer Beratung im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements nehmen wir den Schutz sensibler Informationen und die Vertraulichkeit unserer Arbeit besonders ernst. Unsere Dienstleistungen richten sich ausschließlich an Unternehmen (B2B). Die folgenden Vertraulichkeitsrichtlinien gelten für alle Formen der Zusammenarbeit mit unseren Auftraggebern sowie den Mitarbeitenden, die im Rahmen der Beratungsgespräche mit uns in Kontakt treten.

1. Grundsatz der Vertraulichkeit

Wir verpflichten uns zu absoluter Vertraulichkeit gegenüber allen Informationen, die uns im Rahmen unserer Tätigkeit bekannt werden – sei es durch die Unternehmen selbst oder durch Einzelgespräche mit Mitarbeitenden. Dies betrifft insbesondere:

Persönliche und psychologische Informationen von Mitarbeitenden
Unternehmensinterne Prozesse, Strukturen und Konflikte
Namen, Kontaktdaten oder andere identifizierbare Merkmale

2. Anonyme Beratung

Beratungen mit Mitarbeitenden erfolgen grundsätzlich anonym.
Das bedeutet:

Wir erheben, speichern oder verarbeiten keine personenbezogenen Daten wie Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern oder Gesundheitsdaten.
Wir dokumentieren keine Gesprächsinhalte, die Rückschlüsse auf einzelne Personen zulassen.
Es erfolgt keine Zuordnung von Gesprächsinhalten zu bestimmten Mitarbeitenden oder Abteilungen.
Es gibt keine digitale oder analoge Akte zu den einzelnen Mitarbeitenden.

3. Keine Datenspeicherung

Im Sinne der Datensparsamkeit speichern wir ausschließlich solche Informationen, die für die organisatorische Abwicklung der vertraglich vereinbarten Leistungen mit dem Auftraggeber erforderlich sind.
Insbesondere gilt:

Es erfolgt keine dauerhafte Speicherung personenbezogener Daten von Mitarbeitenden.
Auch temporäre Notizen zu Gesprächen werden unmittelbar nach der Beratung gelöscht oder vernichtet.
Es werden keine Sprachaufzeichnungen, Protokolle oder sonstige Mitschnitte erstellt oder aufbewahrt.

4. Keine Weitergabe von Informationen

Wir geben keinerlei Informationen an Dritte weiter – weder an den Arbeitgeber noch an andere Mitarbeitende oder externe Stellen. Ausnahmen gelten nur dann, wenn:

die betroffene Person ausdrücklich und schriftlich eingewilligt hat,
eine gesetzliche Pflicht zur Offenlegung besteht (z. B. bei konkreter Gefahr für Leib und Leben).

5. Verschwiegenheitspflicht

Alle Berater:innen und Kooperationspartner:innen unterliegen einer vertraglich geregelten und dauerhaft bindenden Verschwiegenheitspflicht. Diese gilt auch über das Ende eines Auftrags oder einer Zusammenarbeit hinaus.

6. Technische und organisatorische Maßnahmen

Zum Schutz der Daten und zur Sicherstellung der Vertraulichkeit setzen wir auf bewährte technische und organisatorische Maßnahmen, darunter:

Keine Speicherung sensibler Daten auf Cloud-Diensten
Verschlüsselte Kommunikation per E-Mail (auf Wunsch)
Sichere Endgeräte mit Zugriffsbeschränkungen
Keine Verwendung von Tools zur automatisierten Analyse oder Datenverarbeitung im Zusammenhang mit Beratungsinhalten

7. Verantwortungsbewusste Kommunikation mit dem Auftraggeber

Auch gegenüber unseren Auftraggebern achten wir darauf, nur aggregierte, anonyme oder allgemeine Rückmeldungen zu geben, die keine Rückschlüsse auf einzelne Personen zulassen. Dies kann z. B. in Form von:

anonymisierten Zusammenfassungen über wiederkehrende Themen oder Belastungsschwerpunkte,
allgemeine Empfehlungen zur strukturellen Verbesserung des betrieblichen Gesundheitsmanagements
erfolgen.

8. Keine Verpflichtung zur Mitwirkung bei internen Ermittlungen

Wir nehmen nicht an internen Untersuchungen oder arbeitsrechtlichen Verfahren teil, sofern dies mit dem Grundsatz der Vertraulichkeit nicht vereinbar ist. Unsere Arbeit dient der präventiven Unterstützung und nicht der Beurteilung oder Kontrolle einzelner Mitarbeitender.

9. Selbstverpflichtung

Diese Vertraulichkeitsrichtlinien sind fester Bestandteil unserer Arbeitsweise und werden allen Auftraggebern bei Beginn der Zusammenarbeit zur Kenntnis gegeben. Wir verstehen sie als Ausdruck unseres ethischen und rechtlichen Anspruchs auf eine vertrauensvolle, respektvolle und datensensible Beratungspraxis.